Antes de comprar o próximo sistema, faça o inventário

Não falta sistema na sua empresa. Falta um sistema. A frase é provocação, mas descreve o que encontro em clínicas, hospitais, faculdades e empresas de serviço: um programa para a agenda, outro para o financeiro, um terceiro para o estoque, uma planilha para “fechar” os três — e uma pessoa que passa parte do dia copiando dado de uma tela para a outra.

Cada sistema foi comprado para resolver um problema real. O conjunto, porém, virou um problema novo.

Digitalizar não é integrar

A TIC Saúde 2025 (Cetic.br) mostra bem a diferença. 92% dos estabelecimentos de saúde brasileiros têm sistema eletrônico. Só 44% enviam ou recebem encaminhamento eletrônico — 28% no setor privado. No privado, 29% trocam resultado de exame com outro serviço. Na prática: o paciente repete o exame e reconta a história.

Fora da saúde, o custo da fragmentação também aparece. Um estudo publicado na Harvard Business Review (2022) observou cerca de 1.200 trocas de aplicativo por dia e quase 4 horas por semana gastas só para se reorientar entre telas. A amostra foi pequena (137 pessoas, em três empresas dos EUA), mas a sensação é conhecida por qualquer equipe administrativa.

Toda planilha paralela é um sistema que falhou em silêncio.

As dez perguntas

O Inventário de Sistemas da Vixio usa estas perguntas. Responda pensando em como as coisas funcionam hoje, não em como deveriam funcionar:

• Quantos sistemas (programas, aplicativos e planilhas oficiais) a operação usa?
• Para cada um, você sabe quem usa e com que frequência?
• Está claro que dado entra em cada sistema, quem digita e em que momento?
• Você sabe para onde vai o dado depois?
• Quantas senhas uma pessoa usa para completar o trabalho do dia?
• Existem planilhas paralelas repetindo dados que já estão em algum sistema?
• Os sistemas trocam dados sem ninguém redigitar?
• Quem usa os sistemas recebeu treinamento formal?
• Cada dado importante tem um responsável pela qualidade?
• Os contratos garantem que você leva os seus dados se decidir sair?

O que fazer com as respostas

Comece pela tabela mais simples possível: nome do sistema, quem usa, com que frequência e que dado entra. Leva cerca de duas horas e costuma revelar licença paga que ninguém abre, dado sem dono e redigitação que ninguém contabilizou.

Uma fonte de mercado (Zylo, 2026, empresas dos EUA, que vende gestão de software — então com interesse no tema) estima que quase metade das licenças pagas não é aberta em 30 dias. Não transporte o número para a sua empresa: meça a sua.

Só depois do inventário faz sentido decidir entre quatro caminhos: ajustar o processo, configurar a ferramenta que já existe, integrar o que está solto ou desenvolver algo novo. Nessa ordem.

Declaração de interesse: a Vixio desenvolve sistemas sob medida. Por isso o inventário vem antes, e a primeira recomendação costuma ser organizar o que já existe.